A eficiência e o lucro de um negócio são totalmente dependentes de uma boa gestão de compras. Manter o estoque sempre abastecido com a quantidade certa de produtos, sem deixar um item faltar ou permitir que outro acumule demais, é um desafio que será determinante para o sucesso do seu empreendimento.
Para negócios de alimentação, como uma cafeteria, esse setor é ainda mais crítico. Quando falamos de produtos perecíveis, o cuidado deve ser redobrado para evitar que uma compra errada, em volume muito grande, leve à expiração da validade e, por consequência, ao prejuízo.
Deixar de atender um cliente fiel por causa de um buraco no estoque ou na produção é um erro que pode atrapalhar o sucesso do seu espaço. Por isso, se a sua cafeteria está perdendo dinheiro por falhas na gestão de compras, é preciso ajustar os processos. Confira, a seguir, dicas para melhorar o seu sistema de compras.
1. Estabeleça uma meta
Antes de começar a avaliar a sua gestão de compras, trace uma meta para essa tarefa, definindo o que é mais relevante para o seu estabelecimento no momento. O seu propósito pode ser cortar custos, reduzir o desperdício, agilizar o processo, informatizar o sistema. Com uma meta clara em mente, esse trabalho de revisão das compras vai se tornar mais objetivo e mais eficaz.
2. Monte uma ficha técnica dos produtos
Uma forma de ter uma visão geral de todos os itens usados na sua cafeteria é criar fichas técnicas para tudo o que é produzido na cozinha. Com cadastros detalhados de cada bebida e comida servidos no seu espaço, será possível saber exatamente quanto é usado por mês de cada matéria-prima.
Com esses dados, você será capaz de fazer pequenas substituições nas receitas para otimizar o estoque e poderá, por exemplo, deixar de lado aquele ingrediente que é usado em um único preparo e substituí-lo por outro, presente em mais receitas e regularmente comprado em grande quantidade.
3. Analise as vendas
Reunir os dados de tudo o que é vendido no seu ponto é outro passo essencial para melhorar a gestão de compras do seu estabelecimento. Afinal, para saber quanto comprar de cada item ou ingrediente, é preciso saber exatamente qual é a saída de cada produto.
Nessa fase, é interessante inclusive reavaliar o cardápio como um todo. Se encontrar itens com pouca saída e alto custo de produção, vale a pena repensar se a sua permanência no menu faz sentido para os negócios.
4. Controle o estoque
Com as fichas técnicas e a contabilidade das vendas em mãos, é hora de se debruçar sobre o controle de estoque e conferir tudo o que entra e o que sai. Verifique se cada item está sendo comprado na quantidade certa, com o intervalo ideal, identifique as sobras e as perdas durante a produção e corte os excessos.
5. Utilize um software de gestão
Nos dias de hoje, tentar manter o controle de todo o fluxo do estoque manualmente não faz sentido. Existem no mercado softwares que ajudam o empreendedor a realizar essa tarefa, facilitando o seu dia a dia e diminuindo a possibilidade de erros.
Avalie as opções de programas de gestão de compras que estão ao seu alcance, peça dicas e conselhos a quem mais entende do assunto e escolha o que melhor se adequar às necessidades da sua cafeteria. Com um bom programa adaptado ao seu negócio, o controle de entrada e saída ficará mais rápido e fácil, deixando mais tempo para você dedicar a outras tarefas.
6. Tenha um planejamento de compras
Com todas as informações reunidas até aqui, é hora de elaborar um plano de compras minucioso que contemple quantidades, intervalos, capacidade do estoque e prazos de validade.
Para produtos não perecíveis, é possível planejar compras em intervalos maiores, aproveitando descontos para grandes quantidades. Mas, no caso de alimentos e bebidas, se o item tiver validade mais curta, é preciso ficar atento e dar preferência a um fornecimento constante, prezando sempre pela qualidade do seu produto e do seu café.
7. Avalie os seus fornecedores
Os fornecedores são peças de grande importância na gestão de compras e devem ser reavaliados de tempos em tempos, para ter certeza de que são realmente as melhores opções.
Liste todos os seus fornecedores, coloque no papel suas qualidades, as vantagens que cada um deles oferece ao seu negócio e quais pontos negativos devem ser melhorados. Estreitar o relacionamento, renegociar as condições e buscar novos benefícios são ações que podem trazer, também, bons resultados para o seu caixa.
8. Pesquise novos fornecedores
Depois de avaliar detalhadamente os seus atuais fornecedores, pesquise outras opções no mercado. Compare preços, prazos, qualidade dos produtos e outros benefícios. Com a passagem do tempo, novas opções surgem e, ao olhar em volta, você poderá encontrar um parceiro melhor para o seu negócio.
Além disso, por melhor que sejam os seus fornecedores atuais, é sempre interessante ter um segundo plano. No caso de falha em uma entrega ou problema com um parceiro, ter na agenda outra alternativa pode ser o alívio necessário em uma hora de crise.
9. Capacite os funcionários
Toda a gestão de compras deve ser acompanhada de capacitação dos funcionários. Eles são parte fundamental do sistema e precisam estar envolvidos no controle de entrada e saída, no uso correto dos ingredientes na produção, no acompanhamento dos fornecedores.
Funcionários cientes da importância de cada um na melhoria dos processos podem contribuir para o sucesso do negócio.
10. Acompanhe as mudanças
Se você implementar mudanças na rotina de compras, é essencial acompanhar de perto seus resultados. Cada alteração deve ser observada para avaliar se está trazendo os benefícios pretendidos e se a meta estabelecida inicialmente vai ser alcançada. Se necessário, faça novos ajustes, busque novos fornecedores ou reavalie o fluxo do estoque.
Analisando a gestão de compras a partir destas dicas, fica mais fácil identificar possíveis problemas e reorganizar o seu negócio. Um sistema bem gerido será a chave para garantir o bom funcionamento da cafeteria, a eficiência da cozinha, o giro do balcão e, por fim, a satisfação do cliente.
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